Turnierorganisation

• 1. Was für ein Turnier soll ausgerichtet werden?
• 1.1 offizielle Turniere
• 1.2 offene Turniere
• 1.3 Einladungsturniere
• 1.4 Seniorenturniere
• 1.5 Freizeitklassenturniere
• 1.6 Familienturniere
• 2. Wann kann das Turnier am besten stattfinden?
• 2.1 Checkliste Terminfindung
• 3. Wie viele und welche Teilnehmer erwartet man?
• 3.1 Welche Klassen soll es geben?
• 3.2 Startgeld
• 3.3 Preise
• 4. Welche Kapazitäten braucht man?
• 4.1 Sporthalle
• 4.2 Turnierleitung / Helfer
• 4.3 Oberschiedsrichter / Schiedsrichter / Schiedsgericht
• 4.4 Zeitplan
• 5. In welchem Spielmodus wird das Turnier veranstaltet?
• 5.1 Ausschreibung
• 5.2 Welche Punkte gehören in eine Ausschreibung?
• 6. Rahmenprogramm
• 6.1 Bewirtung
• 6.2 Musik
• 6.3 Verkaufsstände
• 7. Welche Kosten und Einnahmen sind zu erwarten?
• 7.1 Checkliste Kosten
• 7.2 Checkliste Einnahmen
• 8. Steuern
• 8.1 Versicherungen
• 8.2 Erste Hilfe
• 9. Turniercheckliste von A bis Z

1. Was für ein Turnier soll ausgerichtet werden?

Zunächst muss man sich im Tischtennisverein oder in der Abteilung erst einmal darüber im Klaren sein, ob man ein Turnier veranstalten will. Um eine gelungene Veranstaltung auf die Beine zu stellen, braucht man viele engagierte und motivierte Helfer.
Stößt der Vorschlag, ein Turnier zu organisieren nicht bei der Mehrheit der Mitglieder auf eine positive Resonanz, sollte man es lieber gleich sein lassen, denn ein größere Veranstaltung zu organisieren, ist für jeden Verein ein Kraftakt. Dafür kann gerade eine gelungene Veranstaltung aber auch das Zusammengehörigkeitsgefühl im Verein stärken und etwas Geld in die Kasse spülen.
Hat man sich entschieden, ein Turnier zu veranstalten, muss man als nächstes entscheiden, welche Art von Turnier man organisieren möchte. Man kann verschiedene Turnierformen unterschieden, etwa offizielle Turniere, offene Turniere, Einladungsturniere, Seniorenturniere, Freizeitklassenturniere oder Familienturniere.
Die Entscheidung, welches Turnier ausgerichtet werden soll, ist immens wichtig, denn davon hängen später der Arbeitsaufwand und die finanziellen Rahmenbedingungen ab.

1.1 offizielle Turniere

Offizielle Turniere sind in der Regel einmalige Veranstaltungen wie Ranglisten (z.B. Kreisranglisten) oder Meisterschaften (z.B. Westdeutsche Meisterschaften), bei denen die ausrichtenden Verbände (z.B. der WTTV) dem durchführenden Verein viele Vorgaben macht. Der Verein ist dann für die Einrichtung der Sporthalle (Tische, Netze, Bälle, Umrandungen, eventuell Zählgeräte und Schiedsrichter), die Erstellung eines Programmheftes, regionale Pressearbeit und die Bewirtung der Teilnehmer und Zuschauer verantwortlich.
Die Leitung des Turniers wird häufig von den Ausrichtern selbst übernommen, also den Landesverbänden, Bezirken oder Kreisen.

1.2 offene Turniere

Offene Turniere lassen sich in regionale, bundesoffene und internationale Veranstaltungen unterscheiden.
Als regionale Turniere werden Veranstaltungen eingestuft, die auf Kreis-, Bezirks- oder Verbandsebene stattfinden.
Bei bundesoffenen Turnieren sind Spieler aus allen deutschen Verbänden startberechtigt. Findet ein Turnier in Grenznähe statt, sollten auch ausländische Verbände eingeladen werden.
Bei internationalen Turnieren sind Spieler aus allen internationalen Verbänden spielberechtigt.
Gerade bei Turnieren mit hochklassigen Spielern, die einen offiziellen Charakter haben, ist zu bedenken, dass man sich um die Unterbringung der Spieler, einen Fahrdienst und Trainingsmöglichkeiten kümmern muss. Auch wird die Siegerehrung oder Preisverleihung oft von einem Sponsor durchgeführt oder präsentiert.

1.3 Einladungsturniere

Bei Einladungsturnieren hat der Ausrichter die Möglichkeit, gezielt Personen, Mannschaften oder Vereine zu einem Turnier einzuladen.
Dies geschieht häufig bei Jubiläumsturnieren, wenn ein Verein andere befreundete Clubs aus der Stadt oder der Region einlädt. Neben dem Sport (z.B. Saisonvorbereitung oder Saisonausklang) stehen hier häufig das gesellige Miteinander und eine abschließende Feier im Vordergrund.

1.4 Seniorenturniere

Bei einem Seniorenturnier gibt es in der Regel ab einem Alter von 40 Jahren verschiedene Alterklassen, die in Fünfjahresabschnitten verlaufen. Die Frage ist hierbei jedoch, ob jede vorgesehene Altersklasse gespielt werden kann oder ob Altersklassen zusammengelegt werden müssen.
Zwar sehen einige Senioren den Sport sehr verbissen, doch viele betrachten ein solches Turnier eher als einen Treff mit Gleichgesinnten, bei dem sie in gesellige Runde gegeneinander antreten. Mittlerweile haben sich einige Veranstalter sogar auf reine Seniorenturniere mit einem entsprechenden Rahmenprogramm (Musik, Bewirtung, gehobene Art der Unterbringung) spezialisiert.

1.5 Freizeitklassenturniere

Tischtennis ist eine der beliebtesten Sportarten Deutschlands und fast jeder hat schon einmal auf dem Schulhof, im Sportunterricht, im Jugendzentrum, beim Betriebssport, im Hobbykeller oder im Garten Tischtennis gespielt. Deshalb sollte man nicht immer ausschließlich die Vereinsspieler ansprechen, sondern auch ein Turnier für Hobbyspieler anbieten, die ihre Kräfte untereinander messen können. Vielleicht gewinnt man ja so auch den einen oder anderen neuen Vereinsspieler. Werbung hierfür kann man über die örtliche Presse oder Plakate machen. Außerdem kann man Betriebssportgruppen gezielt ansprechen.

1.6 Familienturniere

Familienturniere bieten die Möglichkeit, gemeinsam Tischtennis zu spielen. Vater-und-Sohn-Turniere sowie Zweier- oder Dreiermannschaften sind Möglichkeiten, um die Sportart Tischtennis einmal als Gemeinschaftserlebnis zu erfahren, was sonst eher schwierig ist.
Auch sollte man es bei der Vielzahl der heutigen Patchworkfamilien mit der Startberechtigung nicht zu genau nehmen und die Freude am Sport und der Bewegung in den Vordergrund stellen.

2. Wann kann das Turnier am besten stattfinden?

Damit das Turnier gelingt, muss ein passender Termin gefunden werden. Für offizielle Turniere stehen die Termine meist schon sehr früh dank des Rahmenterminplans des Verbandes fest und ein Verein kann sich um die Ausrichtung einer solchen Veranstaltung bewerben. Dazu benötigt der Verein an diesem Tag oder Wochenende aber erstmal genügend freiwillige Helfer aus den eigenen Reihen, die Zeit zur Mitarbeit haben.
Bei offenen Turnieren müssen die Vereine entscheiden, ob das Turnier als Saisonvorbereitung dienen soll oder als Saisonausklang.
Hinzu kommt die Frage, ob das Turnier nur an einem Tag (Samstag oder Sonntag) oder am Wochenende stattfinden soll. Außerdem kann man gerade bei regionalen Turnieren wegen der kurzen Anfahrtswege schon am Freitagabend beginnen, um den Zeitplan zu entzerren.
Auch müssen die Vereine versuchen, Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu vermeiden, wodurch potentielle Teilnehmer vom Kommen abgehalten werden könnten. Dies können andere Sportveranstaltungen sein (DM, EM, WM, Bundesligaspiele, Formel 1), müssen es aber nicht zwangsläufig. Es können auch Messen, Ausstellungen, Jahrmärkte oder Stadtfeste sein.
Auch politische Termine wie Wahltage eignen sich nur schlecht für die Durchführung von Turnieren, da die Teilnehmer und Familienmitglieder meistens den ganzen Tag – im Gegensatz zu einem Meisterschaftsspiel – in der Sporthalle verbringen.
Auch sind regionale und nationale Feiertage zu beachten. So darf etwa am Totensonntag kein oder erst ab einer bestimmten Uhrzeit Sport getrieben werden.
Zuletzt zum Wetter, das man ja nicht beeinflussen kann, welches aber eine wichtige Rolle spielt. Veranstaltet man ein Familienturnier kurz vor oder nach den Sommerferien, so kann es sehr heiß sein. Viele Familien bleiben dann sicherlich aus, weil sie lieber etwas im Freien unternehmen (z.B. Freibad, Ausflug), anstatt den ganzen Tag in einer stickigen Halle Sport zu treiben. So muss man damit rechnen, dass die Teilnehmerzahl bei schönem Wetter rapide sinkt.

2.1 Checkliste Terminfindung

• Sind genügend Helfer des Vereins für das Turnier an diesem Tag/Wochenende vorhanden?
• Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen meiden, die potentielle Teilnehmer vom Kommen abhalten
• Ferientermine beachten (eventuell auch in benachbarten Bundesländern)
• regionale und nationale Feiertage
• lange Wochenenden (Kurzurlaub)
• politische Termine (Wahlen, Wahlkampfveranstaltungen, Demonstration)
• Ausstellungen, Messen, Kongresse
• Stadtfest, Kirmes
• wichtige Sportveranstaltungen (Turniere, DM, EM, WM, Bundesligaspiele, Formel 1)
• Wetter

3. Wie viele und welche Teilnehmer erwartet man?

Der Vorteil bei offiziellen Turnieren besteht darin, dass die Teilnehmerzahl im vornherein feststeht.
Einzige Ausnahme bilden die Kreismeisterschaften, da sich die Sportler hierfür nicht qualifizieren müssen und sich häufig bis eine oder eine halbe Stunde vor Turnierstart noch anmelden dürfen.

3.1 Welche Klassen soll es geben?

Nun stellt sich die Frage, mit wie vielen Teilnehmern man in den verschiedenen Klassen rechnen kann. Eventuell kann man im Vorfeld mit anderen Vereinen aus der Umgebung sprechen, die in den letzten Jahren ähnliche Turniere oder die Kreismeisterschaften ausgerichtet haben und über Erfahrungswerte verfügen.
Zunächst muss bei einem offenen Turnier aber geklärt werden, welche Klassen es geben wird. Starten nur Schüler und Jugendlich oder nur Damen und Herren. Oder doch alle? Gibt es ein spezielles Seniorenturnier mit verschiedenen Altersklassen oder ein Hobbyturnier für Freizeitspieler?
Gibt es etwa bei den C-Schülern genug Teilnehmer? Kann man vielleicht C- und B-Schüler zusammenlegen?
Starten ausreichend Schülerinnen und Mädchen, damit überhaupt ein richtiges Turnier zustande kommt?
Wie teilt man am besten die Damen- und Herrenklassen ein?
Hierzu sollte man sich an den Mannschaften in der Region und deren Spielklassen orientieren. Spielt die beste Mannschaft in der Landesliga, lohnt es sich kaum, die Herren-A-Klasse bis zur Regionalliga freizugeben. Stattdessen sollte man von der Landesliga abwärts die Klassen in drei oder vier Gruppen einteilen, so dass jeder Sportler in seiner Spielklasse eine reelle Siegchance erhält, was förderlich für die Motivation ist.

3.2 Startgeld

Wie bei der Bewirtung, sollte auch das Startgeld nicht zu hoch sein. Zwar ist es eine gute Einnahmequelle, doch häufig bedeutet weniger Startgeld mehr Teilnehmer.
Der Ausrichter muss das Startgeld abhängig von der Turnierform, den Teilnehmern (finanzielle Möglichkeiten) und der Region machen, in der das Turnier stattfindet.
Viele Landesverbände, wie etwa der WTTV (Westdeutsche Tischtennis Verband), geben maximale Startgelder vor, die bei Schülern und Jugendlichen in der ersten Startklasse zwei Euro nicht überschreiten dürfen. Im Seniorenbereich liegt die maximale Gebühr bei drei Euro.

3.3 Preise

In der Regel gibt es zwei Arten von Preisen, nämlich Geld- und Sachpreise. Gerade bei höherklassigen Turnieren erhalten die Erstplatzierten Geldpreise.
Der Ausrichter muss bei der Frage nach den Preisen bedenken, ob für seine Veranstaltung Geld- oder Sachpreise die bessere Wahl sind. Durch Geldpreise lockt man höherklassige Spieler, die aber meist nicht aus der Region kommen, wo das Turnier stattfindet, und sich auch nicht mit dem Turnier oder dem ausrichtenden Verein identifizieren. Außerdem grasen sogenannte „Turnierhaie“ jedes Wochenende die Turniere ab, um die Geldpreise abzukassieren. Diese Spieler sind entweder in unteren Klassen oder gar nicht (mehr) in einer Mannschaft gemeldet, weisen aber eine hohe Spielstärke auf, und können somit in den unteren Klassen leichte Siege einfahren.
Gerade für lokale oder regionale Turniere sind daher Sachpreise (z.B. Tischtennisartikel) die bessere Wahl. Hinzu kommen Urkunden, Medaillen und Pokale.

4. Welche Kapazitäten braucht man?

Je größer die zur Verfügung stehende Halle ist, desto mehr Starter können am Turnier teilnehmen. In einer Dreifachhalle können zwischen 16 und 20 Tische in der vorgeschriebenen Boxengröße aufgestellt werden, in einer normalen Sporthalle 8 bis 12.
Beim Auf- und Abbau sollten möglichst viele Helfer mit anpacken. Dadurch kann eine große Halle innerhalb einer Stunde komplett eingerichtet werden. Auch können die Jugendlichen des Vereins angesprochen werden, denn der Aufbau benötigt eine relativ überschaubare Zeitspanne, was eher etwas für den Nachwuchs ist, als einen ganzen Tag hinter dem Tisch der Turnierleitung zu sitzen oder stundenlang Kaffee und Kuchen zu verkaufen.

4.1 Sporthalle

Mittlerweile wird für offizielle Turniere eine Dreifachsporthalle vorausgesetzt, die nicht jedem Verein zur Verfügung steht. Will man trotzdem ein größeres Turnier veranstalten, so muss eine entsprechende Halle rechtzeitig bei der Stadt oder Gemeinde beantragt werden.
Das Material (Tische, Netze, Umrandungen, Zähltische und -tafeln) wird bei überregionalen Veranstaltungen häufig von Tischtennisfirmen angeliefert, so dass es schnell aufgebaut werden kann.
Müssen die Utensilien aus einer oder mehreren Hallen erst in eine größere Dreifachhalle transportiert werden, so ist der Zeitaufwand erheblich größer. Hierfür ist ein ausreichend großer LKW notwendig, da die heute gängigen rollbaren Tische nicht in jeden kleineren Transporter passen.
In einer kleineren Sporthalle können kleinere Turniere oder auch Ranglisten (eventuell nur eine Klasse) durchgeführt werden, eventuell in Kooperation mit einem Nachbarverein.
Bei beiden Turnieren sollten immer – der Größe der Veranstaltung entsprechend – Ersatztische und -netze zur Verfügung stehen, auch wenn der Fall der Fälle eher unwahrscheinlich ist.

4.2 freiwillige Helfer / Turnierleitung

Es sollten während des gesamten Turniers immer ausreichend freiwillige Helfer zur Verfügung stehen.
Bereits in der Vorbereitungsphase sollten die Aufgaben klar verteilt werden. Für jeden Bereich muss ein fester Ansprechpartner vorhanden sein, der sich eigenverantwortlich um sein Arbeitsfeld (Turnierleitung, Bewirtung, Rahmenprogramm, Pressearbeit) kümmert.
Im Bereich der Turnierleitung kann jeder Helfer normalerweise zwei Konkurrenzen parallel leiten. Finden zeitgleich mehr Konkurrenzen statt, so benötigt man mehr Mitarbeiter.
Ein Helfer sollte allein für die Anmeldung, Auslosung und für Fragen der Teilnehmer verantwortlich sein, damit die anderen Turnierleiter ungestört ihrer Arbeit nachgehen können. Auch sollte man bedenken, dass jeder freiwillige Helfer mal eine Pause braucht und man Personal benötigt, das für ihn einspringen kann, ohne dass es zu Problemen im Turnierablauf kommt.
In den letzten Jahren wird bei der Turnierleitung verstärkt mit Laptops und entsprechenden Computerprogrammen gearbeitet. Um einen reibungslosen Turnierablauf zu gewährleisten, sollte sich die Turnierleitung im Vorfeld genau mit den Programmen befassen. Auch sollte man darüber nachdenken, ob man parallel eine handschriftliche Turnierliste führt, um bei Computerproblemen problemlos weiterarbeiten zu können.

4.3 Oberschiedsrichter / Schiedsrichter / Schiedsgericht

Jedes offizielles Turnier benötigt einen Oberschiedsrichter und ein Schiedsgericht. Je nach Veranstaltung müssen auch Tischschiedsrichter gestellt werden. Dies ist etwa bei Bundesturnieren Pflicht.
Bei den Bundesturnieren erhält der Ausrichter aber einen Zuschuss, um die Kosten (Fahrtkosten, Spesen) für die Unparteiischen zu decken.
Auch für den Einsatz und die Auswahl der Schiedsrichter sollte ein Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

4.4 Zeitplan

Vor dem Turnier sollte man einen Zeitplan erstellen, um eine Orientierung zu haben, wie lange die Veranstaltung ungefähr dauert. Trotzdem bleibt ein Zeitplan nur ein Richtwert, bei dem man normalerweise 25 Minuten für ein „3-Gewinnsatzspiel“ und 40 Minuten für ein „4-Gewinnsatzspiel“ veranschlagt.
Durch den Zeitplan können außerdem die maximale Kapazität der bespielbaren Tische und damit verbunden auch die maximale Teilnehmerzahl ermittelt werden. So sollte es nicht mehr vorkommen, dass einige Turniere bis tief in die Nacht hinein dauern.

5. In welchem Spielmodus wird das Turnier veranstaltet?
(siehe auch Kapitel „Turnierformen“)

Wer zu einem Turnier fährt, möchte möglichst mehrere Spiele absolvieren und nicht nach einer Niederlage in der ersten Runde wieder die Heimreise antreten.
Aus diesem Grund bietet es sich an, zunächst in Vierergruppen „Jeder gegen Jeden“ (Ligasystem / Punktspielsystem) zu spielen. So bestreitet jeder Spieler mindestens drei Einzel.
Die beiden Erstplatzierten qualifizieren sich dann für die nächste Runde, die im einfachen „K.O.-System“ durchgeführt wird. Dies bedeutet, dass man bei einer Niederlage ausscheidet.
Wird auch eine Doppelkonkurrenz angeboten, die im einfachen „K.O.-System“ oder doppeltem „K.O.-System“ ausgetragen wird, so bestreitet jeder Akteur mindestens vier oder fünf Spiele.
Diese Spielsysteme sind zwar etwas zeitaufwendiger, doch für den Spieler lohnt es sich, ein solches Turnier zu besuchen und ein Startgeld zu entrichten.
Neben den Einzelturnieren erfreuen sich in den letzten Jahren immer mehr Zweiermannschaftsturniere bei den Spielern großer Beliebtheit. Man muss dabei nicht alleine zu einem Turnier fahren, sondern hat bereits ein bekanntes Gesicht um sich. Der Partner muss auch nicht aus dem eigenen Verein kommen. Stattdessen kann man einmal gemeinsam mit einem befreundeten Sportler aus einem anderen Verein auf Punktejagd gehen, auf den man sonst im Ligaalltag als Gegner trifft.

5.1 Ausschreibung

Turniere werden meistens über Flyer oder Programmhefte ausgeschrieben. Auch das Internet bietet eine gute Möglichkeit, Vereine einzuladen, oder sie nach einer gewissen Zeit noch einmal an das bevorstehende Turnier zu erinnern.
Wichtig ist, dass man das Turnier in der Presse ankündigt. Auch sollte man die Presse kurz vor der Veranstaltung noch einmal an das Turnier erinnern, damit ein Redakteur von diesem Ereignis berichten kann. Handelt es sich um eine lokale oder regionale Veranstaltung, so kann der Ausrichter selbst einen Artikel verfassen und ein Foto von den Siegern schießen, das dann in der örtlichen Tageszeitung veröffentlicht wird.
Für den Kontakt mit den Medien (Zeitung, Radio, Fernsehen) sowie mit den Teilnehmern/Vereinen sollte ein Mitarbeiter fest verantwortlich sein.

5.2 Welche Punkte gehören in eine Ausschreibung?

• Turnierbezeichnung
• Termin
• Veranstalter / Ausrichter (Organisationskomitee)
• Austragungsort
• Wegbeschreibung (Karte, Anreise mit PKW sowie mit öffentlichen Verkehrsmitteln; eventuell aus verschiedenen Richtungen)
• Turnierleitung
• Oberschiedsrichter
• Schiedsgericht
• Anzahl der Tische
• Ballmarke
• Austragungsmodus
• Anmeldeverfahren / Anmeldebogen (schriftlich, telefonisch, E-Mail)
• Meldeschluss
• Nachmeldungen
• Auslosung
• Startberechtigung
• Genehmigung des Turniers (durch den jeweiligen Verband)
• Zeitplan
• Bewirtung / Verpflegung der Sportler
• Startgebühr (vor Ort zu entrichten oder per Überweisung im Vorfeld; Rückerstattung?)
• Preise (Geld- oder Sachpreise, Urkunden, Medaillen, Pokale)
• Regeln (z.B. ITTF-Regeln & der Wettspielordnung des DTTB)
• Unterbringung / Übernachtungsmöglichkeiten / Fahrdienst
• Spielkleidung
• Haftung (Diebstähle, Unfälle)
• Aufsichtspersonal / Arzt, erste Hilfe
• Anerkennung (der Ausschreibung bei Anmeldung)

6. Rahmenprogramm

Zum üblichen Rahmenprogramm zählen die Bewirtung der Teilnehmer und eine musikalische Unterhaltung, meistens in der Form einer einfachen Stereoanlage.
Zur Abwechslung könnte man außerdem das „DTTB-Schnuppermobil“ engagieren, selbst im Vorraum oder bei gutem Wetter im Freien einen Tischtennisparcours (Tischtennis-Sportabzeichen) oder eine Ballmaschine aufbauen. Gerade für die mitreisenden Familienmitglieder, die selbst nicht am Turnier teilnehmen, bietet sich dadurch eine gute Möglichkeit, mit Sport und Spaß die Zeit zu vertreiben.
Kommt man aus einem Großverein mit vielen Abteilungen, können Sportler aus anderen Abteilungen ihr Können mit Vorführungen und Mitmachaktionen zeigen. Auch ein Kleinkünstler (Jongleur, Akrobat, Clown) wäre speziell bei Turnieren für Kinder und Jugendliche interessant, auch für mitreisende Geschwister.

6.1 Bewirtung

Die Bewirtung der Teilnehmer, Betreuer und Zuschauer mit Speisen und Getränken ist unerlässlich. Durch ein gutes Angebot und faire Preise kann der ausrichtende Verein ordentliche Einnahmen erzielen, vor allem, wenn etwa Kuchen oder Salate von den eigenen Mitgliedern kostenlos gespendet werden.
Im Vorfeld muss aber geklärt werden, wie die Speisen und Getränke zum Veranstaltungsort gebracht werden und ob es genügend Kühlmöglichkeiten (Hygiene) gibt.
Gut ist auch, wenn sich das Speisenangebot vom normalen Einheitsangebot der Turniere mit Bockwürstchen, Frikadellen und Kartoffelsalat abhebt. Hierzu kann man mit lokalen Händlern (Markt, Hofladen, Bauerncafe) sprechen, die ihre Waren selbst beim Turnier anbieten oder bei denen man einkaufen kann. Auch ist es möglich, einen kleinen Essensstand zu organisieren, wie man ihn bei Stadtfesten findet. Bei einem Turnier im Sommer kann man mit einem Eissalon sprechen, der einen fahrenden Verkaufswagen hat. Dieser kann zu ungefähr festgelegten Zeiten zwei- oder dreimal vor dem Halleneingang sein Eis verkaufen.
Getränke können bei Großhändlern vor Ort auf Kommission bestellt werden. Es wird also nur bezahlt, was auch getrunken wurde und es bleiben keine Reste übrig. Zudem kann man bei den Getränkehändlern auch Theken, Tische, Bänke und Zelte leihen.
Wichtig ist, dass die Preise nicht zu hoch sind, denn wenn sich die Teilnehmer abgezockt fühlen, überlegen sie sich genau, ob sie überhaupt etwas kaufen oder kaufen nur das Nötigste.

6.2 Musik

Meistens läuft bei Turnieren im Vorraum, wo sich die Cafeteria befindet, eine Stereoanlage vor sich hin. Entweder dudelt den ganzen Tag der gleiche Radiosender oder zwei „Best-of-CDs“ werden abwechselnd abgespielt.
Mit etwas mehr Mühe könnte man die Musik mehr auf die teilnehmenden Sportler abstimmen, indem man altersspezifische Musik abspielt. Bei guter Musik halten sich die Sportler, Betreuer und mitreisenden Familienangehörigen gerne und länger im Aufenthaltsbereich auf, sind besser gelaunt und konsumieren auch mehr.
Bei größeren, mehrtägigen Veranstaltungen bietet sich auch der Auftritt eines DJs (Disco am Abend) oder einer Liveband an, die nach Spielschluss am Abend auftritt. Vielleicht spielt ein Vereinsmitglied selbst in einer Band oder ist gut mit einem Bandmitglied befreundet, die anstatt eine Probe zu machen beim Turnier für kleines Geld auftreten. Ansonsten ist ein solcher Gig für ein normales Tischtennisturnier nicht finanzierbar.
Auch kann man im Vorraum auf einem Fernseher oder über einen Beamer Sport zeigen (z.B. DVBT), der die Spieler interessiert, etwa die Fußball-Bundesliga. In den eigenen Spielpausen sind die Teilnehmer dankbar für eine Abwechslung. Auch können die Fußballergebnisse, der Ausgang eines Formel 1-Rennens oder andere aktuelle Sportergebnisse ausgehängt werden. Dies macht kaum Aufwand, aber die Sportler werden es danken.
Wichtig ist jedoch, für Musik oder Fernsehen, die anfallenden GEMA-Gebühren zu beachten.

6.3 Verkaufsstände

Neben dem Verkauf von Speisen und Getränken kann man auch eine oder mehrere Verkaufsflächen vermieten. Dabei sollte man aus jeder Branche nur einen Anbieter haben, damit die Stände nicht gegenseitig in Konkurrenz treten.
Hierzu bietet es sich natürlich an, mit Tischtennisgeschäften aus der eigenen Stadt oder der Umgebung zu sprechen, die dort auf dem Turnier ihre Waren anbieten können. Sonderangebote (eventuell Auslaufmodelle) fördern die Kauflust der Teilnehmer und Besucher.
Findet man keinen Tischtennisanbieter, kann man auch in Kontakt mit einem „normalen“ Sportartikelgeschäft treten, das dort zum Beispiel Schuhe, Trainingsanzüge, Shirts und Shorts verkaufen kann.

7. Welche Kosten und Einnahmen sind zu erwarten?

Eine Veranstaltung kann nur erfolgreich werden, wenn zuvor die Ein- und Ausgaben sorgfältig geprüft werden. Jedes Turnier verursacht Kosten, die sehr unterschiedlich sein können, anfangend von einer einfachen Kreisrangliste bis hin zu einem internationalen Turnier.
Folgende Kosten können entstehen:

7.1 Checkliste Kosten

• Einladungen
• Werbemittel (Plakate, Flyer, Prospekte, Zeitungsinserate)
• Pressemitteilungen
• Pressemappen
• Telefon & Fax
• Büromaterial, Kopien, Porto
• Unterlagen für die Teilnehmer
• Programmhefte
• Arbeitsmaterialien
• Versicherungen
• Transport von Geräten (z.B. Tische, Netze, Umrandungen)
• GEMA-Gebühren
• Miete (Räume, Technik)
• Heizung, Strom, Gas, Wasser
• Honorare
• Reisespesen & Tagesspesen
• Übernachtungen
• Dekoration
• Personal (Bewirtung, Technik, erste Hilfe, Ordnungs- oder Wachpersonal, Hilfskräfte)
• Sozialabgaben
• Reinigung

7.2 Checkliste Einnahmen

Bei einem normalen Turnier kann ein Verein eine vierstellige Summe erzielen, wobei gerade die Teilnehmerzahl und die Bewirtung die Summe stark beeinflussen können.
• Startgelder
• Bewirtung
• Werbung im Programmheft
• Werbung in der Sporthalle
• Namensrechte („XY-Turnier“ um den „XY-Pokal“)
• Vermietung für Standflächen für den Verkauf

8. Steuern

Die unterschiedlichen Einnahmen eines gemeinnützigen Sportvereins unterliegen verschiedenen Steuersätzen, von steuerfrei über einen ermäßigten Steuersatz bis hin zum Regelsteuersatz.
So ist etwa der Verkauf von Speisen und Getränken steuerfrei, wenn die Grenze von 30.678 Euro nicht überschritten wird. Dies wird bei einem Turnier wohl kaum erreicht, aber man muss beachten, dass diese Summe für alle Einnahmen des gesamten Vereins aus sportlichen und geselligen Veranstaltungen, der Vermietung und Verpachtung, der Vereinsgaststätte, der Werbung und dem Verkauf von Sportartikeln gilt.

Genaue Informationen zu Vereinen und Steuerfragen erhält man unter:
• http://www.fm.nrw.de (Finanzministerium Nordrhein-Westfalen)
• http://www.wir-im-sport.de (Landessportbund Nordrhein-Westfalen)
• http://www.ehrenamt-im-sport.de (Deutscher Olympischer Sportbund)

8.1 Versicherungen

Bei einem Turnier kann es immer wegen Unaufmerksamkeiten zu kleinen Unfällen oder Beschädigungen kommen. Die Versicherungsfragen, etwa bei Personenschäden oder bei Diebstählen, sollten im Vorfeld des Turniers geklärt werden. Die Bestimmungen sollten per Aushang veröffentlicht werden.

8.2 Erste Hilfe

Gerade bei größeren Veranstaltungen ist es von Vorteil, wenn man zur ersten Hilfe Sanitäter vor Ort hat. Zwar ist Tischtennis kein verletzungsträchtiger Sport, doch auch bei den Betreuern, Helfern oder Zuschauern kann es immer zu einem medizinischen Notfall kommen.

9. Turniercheckliste von A bis Z

• Zielgruppe des Turniers: Wer soll angesprochen und eingeladen werden? (Schüler, Jugendliche, Erwachsene, Senioren, Mannschaften) Ansprüche der jeweiligen Altersklasse beachten!
• Termin: Saisonvorbereitung, Standortbestimmung oder Saisonausklang? Anmeldung des Turniers beim Verband.
• Sporthalle: Die Halle muss rechtzeitig bei der Gemeinde oder Stadt beantragt werden. Außerdem muss man eventuell an weitere Räumlichkeiten für Übernachtungen, das Rahmenprogramm oder als Lager denken.
• Zeitplan ausarbeiten: Damit keine langen Pausen entstehen, sollte der Spielplan der Hallenkapazität angepasst werden. Maximale Teilnehmerzahl festlegen.
• Verteilung der Aufgaben: Feste Zuständigkeiten für die einzelnen Bereiche (Turnierleitung, Bewirtung, Technik) festlegen. Abstimmung der Arbeit zwischen den einzelnen Bereichen.
• Sponsorensuche: Kontaktaufnahme mit Sponsoren oder Mäzenen, die das Turnier als Werbepartner unterstützen können.
• Einladung der Teilnehmer: Rechtzeitige Verschickung der Einladung! Persönliche Kontakte zu anderen Vereinen nutzen.
• Versicherungen abschließen: Personen-, Sach- und Vermögensschäden sollten versichert werden.
• Pressearbeit: Aufmerksam wird man erst auf die Veranstaltung, wenn man die Medien (Zeitung, Radio) mit Informationen (Artikel, Fotos) versorgt. Außerdem müssen Plakate aufgehängt und Flyer verteilt werden.
• Schiedsrichter einladen: Die Anzahl der Teilnehmer bestimmt auch die Zahl der benötigten Schiedsrichter, die in großzügiger Zahl eingeladen werden sollten.
• Teilnehmerinformationen: Anfahrtsskizze und Spielplan sollten den Teilnehmern mindestens eine Woche vor Turnierbeginn zugeschickt werden.
• Übernachtungsangebote schaffen: Mehrere Helfer bereiten die Unterkünfte vor, weisen sie den entsprechenden Teilnehmern zu und kümmern sich um die An- und Abreise der Sportler.
• Fahrdienst: Fahrzeuge müssen über Sponsoren oder Vereinsmitglieder beschafft werden, um die Sportler, Betreuer und Schiedsrichter zum Turnier zu bringen. Fahrerplan erstellen und Versicherungsregelungen beachten!
• Bewirtung: Stehen ausreichend Speisen und Getränke zur Verfügung? Wie sieht es mit Lager- und Kühlmöglichkeiten sowie dem Nachschub aus?
• Rahmenprogramm: Sind alle Geräte vorhanden und funktionstüchtig? Hat man für das Rahmenprogramm Künstler oder Händler engagiert, sollte kurz vor dem Turnier eine kurze telefonische Rücksprache gehalten werden.
• Besprechung: Einen oder zwei Tage vor Turnierbeginn sollte ein gemeinsames Treffen von allen Beteiligten (Ausrichter, Verband, Schiedsrichter) stattfinden, um letzte Probleme zu beseitigen.
• Trainingsmöglichkeiten: Gerade im höherklassigen Bereich benötigt man für Spitzensportler Trainingsmöglichkeiten, eventuell in einer separaten Halle.
• Siegerehrung: Urkunden, Medaillen und Pokale (eventuell Geldpreise oder Sachpreise) gehören zu einem Turnier dazu. Übernimmt die Siegerehrung der Ausrichter, Ehrengäste (Einladung) oder Sponsoren (Einladung)?
• Nachbereitung: Kurz nach dem Turnier sollten alle freiwilligen Helfer das Turniergeschehen noch einmal durchsprechen, um Stärken und Schwächen der Veranstaltung herauszufinden. So kann das nächste Turnier noch reibungsloser verlaufen.